Cosa sono i KPI
KPI DI MAGAZZINO
Definizione
Avete mai sentito parlare di KPI? Un acronimo che sta per Key Performance Indicators, cioè indicatori chiave di prestazione. Si tratta di parametri che consentono alle aziende di capire se stanno o meno raggiungendo gli obiettivi che si sono prefissati e se i risultati sono soddisfacenti.
In parole semplici possiamo dire che i KPI fanno capire se stai andando nella direzione giusta.
Misurarci è l’unico modo che abbiamo per capire se abbiamo lavorato (e continuiamo a farlo) nel modo corretto, giusto? Quindi, ad esempio, come fare a capire se il tempo di preparazione degli ordini rispetta gli standard che abbiamo stabilito? Attraverso i KPI.
I KPI sono importanti, per diversi motivi:
- forniscono prove oggettive dei progressi fatti
- permettono di eseguire confronti esterni ed interni (ad esempio con i risultati dei competitors o con quelli di un periodo precedente)
- consentono di monitorare l’efficienza, l’efficacia, la qualità e la tempestività delle risorse e dei mezzi impiegati
Quanti tipi di KPI esistono?
Esistono diversi KPI: il tempo medio di conversione (da lead a cliente), il margine di profitto netto, il tempo di evasione degli ordini, il traffico mensile del sito web, etc.
Esistono comunque delle macro categorie.
KPI Alto e Basso Livello
La prima distinzione da fare è quella fra KPI di alto e basso livello. I KPI di alto livello sono quelli che misurano le prestazioni complessive dell’azienda (ad esempio la crescita annuale); al contrario, quelli di basso livello misurano i singoli processi o reparti (ad esempio, nel reparto commerciale un KPI potrebbe essere il numero di nuovi contratti firmati in un determinato periodo di tempo).
KPI Quantitativi e Qualitativi
Altre due macro categorie riguardano gli indicatori di tipo quantitativo e quelli di tipo qualitativo: un esempio di KPI quantitativo è il numero di reclami registrati in un anno, mentre l’indice medio di soddisfazione dei clienti è un esempio di KPI qualitativo
Come si calcola un KPI?
A prescindere dal settore di riferimento, per estrapolare un KPI è necessario una misurazione delle attività, sia singole che a livello di gruppo. In particolare nella gestione di un magazzino è fondamentale ricavare i KPI, e spesso è possibile farlo attraverso dei rapporti.
Ad esempio, per calcolare l’indice di affidabilità delle consegne è necessario applicare la seguente formula:
Numero spedizioni errate/Numero spedizioni totali = indice di affidabilità delle consegne
Se il parametro non rientra nei limiti prefissati, è necessario rivalutare le attività e i processi correlati.
Quali KPI monitorare?
Dipende dal settore di riferimento, dal grado di maturità dell’azienda (startup, consolidata, etc.) e dagli obiettivi. Occorre porsi le seguenti domande:
- Quali risultati voglio raggiungere?
- Perché questi parametri sono importanti?
- In che modo posso influenzare i risultati?
Nella logistica di un magazzino i KPI principali da monitorare sono:
- il tasso di occupazione del magazzino (celle occupate/celle totali);
- la produttività (numero righe evase/giorno);
- l’accuratezza dell’inventario (numero codice errati/numero codici totali);
- la puntualità della consegna (ordini consegnati puntuali/ordini consegnati totali);
- l’indice di rotazione delle merci (quantità totale venduta in un determinato periodo/la giacenza media nello stesso periodo).
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